Muchas personas están ansiosas por regresar a la oficina y trabajar codo a codo con sus colegas nuevamente y las organizaciones están tomando todas las precauciones para asegurarse de que los lugares de trabajo sean seguros cuando las personas regresen. Pero, ¿y si estas medidas de precaución hacen que la oficina se sienta triste e incluso más aislada que trabajar desde la casa?

Gale Moutrey, vicepresidente de Innovación en el lugar de trabajo + Gestión de marca de Steelcase y partner de Bash Interiorismo en Chile, afirma que precisamente esto fue lo que experimentaron en sus propias oficinas. “Cuando algunas personas regresaron el verano pasado, modernizamos nuestro lugar de trabajo con diversas medidas de seguridad e implementamos nuevos protocolos para comportamientos seguros. Pero el efecto terminó siendo estresante para algunas personas y ciertos espacios parecían un poco tristes por las medidas de distanciamiento, en lugar de sentir el zumbido o la energía a la que estábamos acostumbrados. Gradualmente, vimos a varios colaboradores, que realmente no querían estar allí y preferían retirarse y trabajar en casa”.

Dada esta situación, que es la que actualmente se vive en Chile, es que en Steelcase proponen algunas medidas para que las oficinas reciban a sus trabajadores de la mejor forma posible.

Un primer paso: crear un “centro social”

Más del 50% de las empresas planean poner a prueba nuevos espacios como parte de su regreso a la oficina este año, y el café de una empresa es un buen espacio para comenzar a experimentar. Estos espacios a menudo se sienten vacíos durante partes del día porque generalmente se usan sólo para almuerzos, trabajo individual o reuniones pequeñas. Al observar los espacios infrautilizados de nuevas formas, los cafés se pueden rediseñar como centros sociales que inspirarán a las personas y proporcionarán entornos de alto rendimiento donde puedan volver a conectarse con sus colegas, así como colaborar de manera efectiva.

Steelcase está experimentando actualmente con su WorkCafé en el Centro de Aprendizaje e Innovación (LINC) en Grand Rapids, Michigan. Utilizando elementos de mobiliario flexibles y sin realizar cambios arquitectónicos costosos, los nuevos espacios se pueden implementar rápidamente y los activos se pueden reasignar fácilmente.

El espacio rediseñado construye una infraestructura para cultivar un sentido de comunidad que ha sido difícil de fomentar mientras las personas han estado alejadas. Entornos flexibles con diferentes niveles de privacidad convierte el espacio en un centro vívido donde diferentes modos de trabajo pueden suceder simultáneamente: colaboración, interacciones sociales informales, aprendizaje e incluso trabajo de enfoque.

Según explica Francisca Muñoz, Product Manager de Steelcase en Bash Interiorismo, “Sumar espacios de colaboración abierta permite que las personas se conecten y generen una identidad y propósito en común con la organización, sintiéndose y estando seguros de forma cómoda mientras el mismo mobiliario se va adaptando a las distintas posturas y formas de colaborar que van necesitando a lo largo del día todas las personas. Hay herramientas que son claves como energía accesible y mobiliario flexible como varias de las soluciones de la línea Flex de Steelcase: Pizarras muy livianas y transportables, screens para generar distintos tipos de habitar el espacios, escritorios regulables en alturas móviles, mesas y sillas con distintas alturas, carros móviles Steelcase Flex para almacenar suministros y herramientas de trabajo y también nuevas herramientas tecnológicas como las pizarras inteligentes Microsoft Hub 2,  contribuyen a transformar espacios compartidos existentes, con mayor rendimiento y seguridad”, explica la arquitecta.

Uniendo mobiliario y comida

La comida juega un nuevo papel: compartir las comidas es una parte clave para fomentar las relaciones y la experiencia alimenta tanto el cuerpo como el cerebro. Las organizaciones deben pensar más allá de simplemente proporcionar almuerzos o snacks, y crear experiencias gastronómicas que se combinen con el trabajo y unan a las personas.

En lugar de un modelo típico de cafetería, se sugiere diseñar experiencias de micro alimentos en toda una instalación para crear una sensación más local y de vecindario en la experiencia general. Cuando se hace bien, será una gran armonía entre el espacio, la comida y la tecnología, una experiencia perfecta y sin fricciones para las personas. Algunas sugerencias concretas en torno a las comidas:

• La comida se puede pedir y pagar por adelantado mediante una aplicación.
• Las personas pueden solicitar despacho o proporcionar un lugar de entrega para evitar filas.
• Con la misma aplicación, los artículos preempaquetados se pueden comprar las 24 horas del día, los 7 días de la semana en pequeñas despensas o mercados ubicados en todas las instalaciones mediante la tecnología de código de barras “escanear y listo” para una experiencia sin contacto y sin fricciones.
• Los mercados móviles brindan un fácil acceso a bocadillos y bebidas en todas las instalaciones durante todo el día (o la noche).

Creando una mejor experiencia

Desde el comienzo de la pandemia, las organizaciones se han centrado principalmente en asegurarse de que sus lugares de trabajo sean seguros. Si bien son absolutamente necesarios, los protocolos de seguridad cambian la dinámica de los espacios y es importante comprender el impacto que pueden tener en las personas. En lugar de sentirse aprensivos o incómodos, los centros sociales se sienten acogedores y tranquilizan a las personas dándoles opciones.

Steelcase propone espacios al aire libre y multimodales para trabajar en contacto con la naturaleza. Francisca Muñoz PM de Bash para Steelcase propone las líneas Extremis y Emu que resisten el alto tráfico y un amplio rango de climas.

Los espacios intermedios son otra buena solución. Los elementos fijos y flexibles crean un entorno cómodo que apoya las actividades gastronómicas y sociales. Las herramientas analógicas y digitales mejoran el rendimiento para respaldar la colaboración.

Establecer un área de bienvenida es otra de las recomendaciones ya que se presenta como un espacio cálido y cómodo para conectarse y entablar relaciones, tomar un café o una comida, o alternar entre reuniones y descansos.

La idea es que tengan el mismo nivel de autonomía y flexibilidad que tenían mientras trabajaban desde la casa, pero ahora pueden acceder a las herramientas, los alimentos y las personas que necesitan para ser verdaderamente productivos. El espacio es seguro y atractivo. ¿Y qué podría ser más atractivo que un gran espacio y una gran taza de café?